Inbedding projectmatig werken en optimalisatie van (aanvraag)processen
- We werken continu aan procesoptimalisaties van de (aanvraag) processen en kijken daar vanuit klant en organisatie perspectief naar. Het doel is makkelijk, juist en snel vanuit de klant en efficiënt vanuit de organisatie. Hierbij is aandacht voor innovatie en robotisering.
- Met de inzet van het projectbureau blijven we het projectmatig werken verder doorontwikkelen binnen domein sociaal.
Procesoptimalisatie krijgt verder invulling
Wmo-proces optimalisatie door invoeren van telefonische intake voor nieuwe klanten
Het proces rondom de Wmo is verbeterd door het invoeren van een telefonische intake voor nieuwe klanten die een adviesgesprek wensen. Deze intake vindt op korte termijn plaats, zodat snel kan worden bepaald of de klant bij de Wmo aan het juiste adres is. Klanten die beter geholpen kunnen worden in het voorliggend veld of via andere wetgeving, worden daardoor sneller doorverwezen. Dit voorkomt onnodige wachttijd. Hoewel het administratieve proces hierdoor organisatorisch complexer is geworden, wordt een deel van de extra belasting opgevangen door inzet van robotisering bij de registraties.
Bijzondere bijstand optimalisatie leidt tot kwaliteitsverbetering en druk op de uitvoering
Ook het proces rondom bijzondere bijstand is geoptimaliseerd. Beleidsaanpassingen zijn doorgevoerd met het oog op kwaliteitsverbetering. Dit leidt echter tot een intensievere afhandeling, wat de druk op de uitvoeringscapaciteit vergroot. Daarom is een evaluatie van de beleidskeuzes gewenst. Ook binnen dit proces is robotisering ingezet om het registratieve werk deels te verlichten.
Levensonderhoud aanvraag verder geoptimaliseerd
De optimalisatie van het proces levensonderhoud is in 2024 gestart en wordt nu gecontinueerd. Gezien de complexiteit van deze wetgeving is onderzocht of alternatieve systeemoplossingen voor de aanvraagprocedure beter geschikt zijn dan de huidige, zelfontworpen formulieren. Daarnaast is besloten dat nieuwe klanten voortaan op kantoor worden gesproken, om een zorgvuldige beoordeling te waarborgen. Hiervoor zijn veilige spreekkamers nodig; een plan hiervoor ligt inmiddels ter besluitvorming voor in Harderwijk.
Pilot automatische toekenning Individuele inkomenstoeslag en maatschappelijke bijdrage
De pilot ‘ambtshalve toekenning van de Individuele Inkomenstoeslag’ heeft in 2024 geleid tot circa 1.000 automatische toekenningen. In het pilotjaar is het proces verder aangescherpt. Voor inwoners is het prettig dat zij deze toeslag niet zelf hoeven aan te vragen. Een automatische toekenning is echter niet gegarandeerd: wanneer er nog een ander werkproces openstaat op naam van de klant, vervalt de automatische toekenning.
Vanwege het succes is in 2024 besloten om de pilot uit te breiden naar de Maatschappelijke Bijdrage Regeling (MBR). Voor 704 volwassen klanten is de MBR klaargezet voor automatische toekenning per januari 2025. Deze toekenningen zijn inmiddels uitgevoerd en uitbetaald. Voor kinderen blijft een handmatige aanvraag noodzakelijk; automatische toekenning bleek hiervoor te complex. In de eerste twee kwartalen van 2025 zijn er inmiddels 681 automatische toekenningen voor IIT gedaan.
Wet- en regelgeving wordt nageleefd
Bij alle optimalisaties is zorgvuldig rekening gehouden met aanpalende wet- en regelgeving, zoals de AVG, de Wet BRP, de Archiefwet en eisen rondom digitale toegankelijkheid
Voortgang op projecten in projectenmonitor (bijlage 3)
De voortgang op de projecten binnen sociaal domein is toegelicht in de projectenmonitor. Vanaf de Bestuursrapportage 2024 is, om de voortgang inzichtelijk te maken, de monitor opgenomen als bijlage. De monitor is opgenomen als bijlage (3) in deze bestuursrapportage.