Verder professionaliseren informatiehuishouding
De Wet open overheid kent 2 sporen, te weten publiceren van stukken en informatiehuishouding op orde brengen. Voor het tweede spoor heeft de VNG in een meerjarenplan zeven minimale eisen voorgesteld om als gemeentelijke organisatie aan te voldoen. Dit betreft onder andere eisen ten aanzien van aansluiting op een e-depotvoorziening, e-mailarchivering, informatiebeheerplan en een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer. Voor het informatiebeheerplan is het bijvoorbeeld noodzakelijk inzicht te hebben in de werkprocessen, dient duidelijk te zijn wie de proceseigenaar is en inzichtelijk zijn in welke applicaties welke data/documenten staan en hoe het beheer is geregeld. Op basis van het VNG meerjarenplan wordt in samenhang met het bovengenoemde uitvoeringsplan onderzocht wat dit concreet betekent voor de EHZM organisaties en wat er dient te gebeuren om de Informatiehuishouding te verbeteren. Voor een goed werkende informatiehuishouding gaat Meerinzicht uit van de volgende definitie:
| De juiste informatie en de juiste documenten zijn voor inwoners, medewerkers, leidinggevenden en/ of bestuurders in de juiste vorm beschikbaar. Zo zijn we onze inwoners nóg beter van dienst en vinden we onze informatie sneller terug. We doen dit door onze informatiehuishouding actueel te houden, het professioneel in te richten en duidelijke afspraken te maken. |
We willen transparant zijn in wat we doen voor de samenleving. Dat helpt om de betrouwbare overheid te zijn die we nastreven. Daarom moeten we onze informatie goed organiseren. Dat is ook wettelijk verankerd (o.a. Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet). Het gaat erom dat de documenten, gegevens, processen, applicaties en infrastructuur goed beheerd worden, en door de juiste personen (waaronder onze inwoners, bedrijven en ketenpartners) geraadpleegd kunnen worden.
Wet Open Overheid
Op basis van de Woo moeten gemeenten 11 informatiecategorieën actief openbaar maken. De inwerkingtreding van de actieve openbaarmakingsplicht vindt gefaseerd plaats. Daarnaast is er de passieve openbaarmakingsplicht. Deze is van toepassing als inwoners om informatie vragen.
Hoewel sinds 2023 het aantal verzoeken om openbaarmaking van documenten niet significant is toegenomen, is er wel een toename in complexiteit en omvang van de verzoeken op te merken. Dit maakt de noodzaak van een goede organisatie van onze informatiehuishouding groter.